Chief of Staff (Personal and Foundation Support)- NYC

Our client is seeking a Chief of Staff to provide highlevel support across both personal and philanthropic initiatives. This is a unique opportunity for an organized, proactive, and discreet professional who thrives in a dynamic, multi-faceted environment. The Chief of Staff will own day-to-day operations across household management, travel coordination, foundation oversight, and special projects. 

Key Responsibilities:

Household & Personal Support

• Serve as the primary liaison for the principal and their spouse, ensuring daily operations run smoothly and discreetly.
• Recruit, onboard, and manage household staff and service providers (e.g., chefs, drivers, nannies, housekeepers).
• Oversee household operations, vendor performance, and logistics. 
• Manage all aspects of personal travel: research, bookings, itineraries, and visa coordination.
• Plan and execute monthly events. 

Philanthropic & Foundation Operations

• Act as the operational lead for a private foundation. 
• Track grant pipelines and support grantee relationships.
• Coordinate with researchers, academic institutions, and cultural organizations.
• Prepare board materials and oversee key initiatives. 
• Maintain high-level oversight of P&L and general operational budgets.

Strategic & Administrative

• Prepare briefing materials for meetings; ensure the principal is fully informed.
• Attend weekly in-person strategy meetings with the principal in NYC.
• Represent the principal in select meetings and relay key takeaways.
• Hire and manage business support contractors as needed.
• Independently lead and execute special projects from concept through completion.
• Domestic travel is required approximately once per month, including regular trips to Pittsburgh.

Qualifications

• Must be based in New York City 
• 7+ years in a senior-level chief of staff, operations, or executive support role within a high-touch, fast-moving environment.
• Exceptional organizational, problem-solving, and communication skills.
• Highly discreet, emotionally intelligent, and calm under pressure.
• Must be willing and able to travel domestically. 
• Fluency or proficiency in German is a strong plus 

Salary: $150,000–$200,000 per year with full benefits package